会議の議事録作りは、仕事の中でも特に時間がかかる作業ですよね。Teamsの録画機能があれば自動で文字起こしができますが、ZoomやGoogle Meet、あるいは対面の会議ではそうもいきません。でも諦めるのはまだ早いです。Microsoft 365の隠れた機能とCopilotを組み合わせれば、どんな録音データからでも、一瞬で綺麗な議事録を作り出すことができます。今回は、Teamsを使わずに「音声ファイル」から最高の議事録を完成させる具体的な方法をお伝えします。
Teamsなしでも大丈夫！Web版Wordを使ってCopilotで議事録を作る手順
Teamsの会議設定をしていなくても、Web版のWordにある「文字起こし」機能を使えば解決します。この機能は、録音された音声をAIが解析して、誰が何を話したかをテキスト化してくれるものです。あとはそのテキストをCopilotに渡すだけで、会議の要点がまとまった議事録が完成します。まずは、この最も基本的で強力な「Web版Word」を使った手順から見ていきましょう。
ブラウザでWordを開いて文字起こし機能を呼び出す
まずは普段使っているブラウザから「Web版のWord」にアクセスしてください。新しい白紙の文書を開いたら、画面上部の「ホーム」タブにあるマイクの形をしたアイコンを探しましょう。このアイコンの横にある小さな矢印をクリックすると「文字起こし」というメニューが出てきます。
このボタンを押すと画面の右側に専用のパネルが表示されます。ここが全ての作業の入り口になるので、まずはこのメニューを迷わず開けるようにしておきましょう。 パソコンに保存してある音声データさえあれば、ここから先の作業は驚くほどスムーズに進みます。
録音した音声ファイルをアップロードしてテキスト化する
文字起こしパネルにある「音声をアップロード」ボタンを押し、議事録にしたい会議の録音ファイルを選んでください。ファイルを選ぶとAIが音声の解析を始め、数分で全ての会話がテキストとして画面に並びます。
音声の長さによって待ち時間は変わりますが、コーヒーを一杯飲んでいる間に終わる程度の速さです。誰が話しているかを「話者1」「話者2」といった形で自動的に区別してくれるので、後から見返したときも誰の発言かが一目でわかります。
書き出された文章をWord本文に一括で貼り付ける
テキスト化が終わったら、パネルの下にある「文書に追加」ボタンを押しましょう。ここでは「話者名」や「タイムスタンプ（時間）」を含めて貼り付けるかどうかを選べます。議事録の素材にするなら、全て含めて貼り付けておくのが一番安心です。
Wordの本文にテキストが流し込まれたら、いよいよCopilotの出番です。本文が入力された状態でCopilotを呼び出せば、その長い会話データの中から重要な部分だけを抜き出す準備が整います。
音声データからテキストを書き起こすためのファイル形式と制限
Web版Wordの文字起こし機能には、いくつか知っておくべき決まりごとがあります。どんな音声ファイルでも読み込めるわけではなく、データの大きさや1ヶ月に使える時間にも上限が決められています。いざ作業を始めてから「エラーで動かない」と焦らないように、事前にチェックしておくべきポイントをまとめました。
mp3やm4aなど使えるデータの種類を確認する
Wordが読み取れる音声ファイルの形式は、主に .mp3、.wav、.m4a、.mp4 の4種類です。iPhoneのボイスメモで録った音（m4a）や、一般的なレコーダーの音（mp3）なら、そのままアップロードして大丈夫です。
もしこれ以外の形式で保存されている場合は、無料の変換ソフトなどでmp3に直してから作業しましょう。特にビデオ会議の録画データであるmp4もそのまま読み込めるのは、非常に便利なポイントです。
ファイルの大きさを200MB以下に抑える工夫
1回にアップロードできるファイルのサイズは最大200MBまでとなっています。高音質で長く録音しすぎると、この制限を超えてしまうことがあるので注意してください。
もしサイズが大きすぎる場合は、音質を少し落として保存し直すか、会議の前半と後半でファイルを2つに分けてアップロードしましょう。ファイルの容量を抑えることで、AIの解析スピードも上がり、待ち時間を短くすることができます。
月間300分までの利用枠を無駄なく使うスケジュール
Microsoft 365の契約プランにもよりますが、一般的な個人・法人向けプランでは、1ヶ月に文字起こしできる時間は合計で300分までと決まっています。これは5時間分に相当します。
短い打ち合わせなら十分な時間ですが、長い会議が続く場合は、本当に議事録が必要な会議だけを厳選して使いましょう。利用枠は毎月リセットされるので、月末に時間が余っていたら溜まっていた録音を一気に処理するのが賢いやり方です。
録音した音声データを使ってCopilotに議事録をまとめさせる方法
Wordにテキストが貼り付けられたら、ここからがCopilotの本領発揮です。ただ「要約して」と頼むだけでも動きますが、指示の出し方を少し工夫するだけで、議事録のクオリティは格段に上がります。会議の中で決まったことや、次に誰が何をすべきかを、まるで人間が書いたかのように整理してもらいましょう。
要約を依頼する時に送る具体的な指示の内容
Word画面の右側にあるCopilotのチャット欄に、具体的な役割と目的を打ち込んでください。「あなたは有能な秘書です」といった設定を加えるだけで、言葉遣いが丁寧になります。
この会議の書き起こしテキストを読み込んで、議事録を作成してください。
会議の目的、主な論点、最終的な決定事項を整理してまとめて。
このように目的をハッキリ伝えることで、AIは不要な雑談を切り捨てて、本当に重要な情報だけを拾い上げてくれます。
決定事項と次のタスクを箇条書きで抜き出す
議事録で最も大切なのは「結局何が決まったのか」と「次は誰が何をやるのか」の2点ですよね。これを強調して抜き出すように、追加でプロンプトを入力しましょう。
決定事項とネクストアクション（担当者と期限）を、それぞれ箇条書きで抽出してください。
まだ決まっていない保留事項があれば、それも別枠で記載して。
誰がいつまでに何をやるかがハッキリすれば、会議後の動き出しがスムーズになります。Copilotは文脈を読み取って担当者を特定してくれるので、メモを取り忘れた時でも安心です。
表形式を使って発言内容を見やすく整理するコツ
情報量が多い会議の場合は、表形式でまとめてもらうのが一番見やすくなります。項目ごとに整理されることで、後から見返した時の視認性が一気に良くなります。
議題ごとに「意見の要約」「決定内容」「今後の課題」をまとめた表を作成してください。
文章だけでダラダラ書かれるよりも、パッと見て状況が把握できるようになります。Wordの本文にそのまま表として貼り付けられるので、そのまま会議の参加者に共有できるレベルの資料になります。
Zoomや対面などTeamsなしの会議で音声を綺麗に録るコツ
Copilotに精度の高い議事録を作ってもらうためには、元となる音声がクリアである必要があります。AIは耳が良いですが、雑音が多いと聞き間違いを起こしてしまいます。ZoomやGoogle Meetでのオンライン会議、あるいは会社の会議室での対面打ち合わせなど、Teams以外の場面で上手に録音するためのちょっとしたテクニックを紹介します。
パソコン内部の音とマイクを同時に録音するツール
ZoomやGoogle MeetでTeamsのような自動録音を使わない場合、パソコンの音をそのまま録るツールが必要です。Windowsなら標準の「ボイスレコーダー」でも良いですが、自分の声と相手の声をバランスよく録るのが意外と難しいものです。
OBS Studioなどの無料ソフトを使えば、パソコンから流れる音とマイクの音を別々に調整して録画・録音できます。綺麗な音声で録っておけば、Wordにアップロードした時の文字起こしの誤字が劇的に減ります。
スマホやボイスレコーダーを置く場所とマイクの向き
対面の会議でスマホをレコーダー代わりにするなら、置く場所が命です。会議テーブルの真ん中、できるだけ全員の声が均等に届く位置に置きましょう。
スマホのマイクは底面にあることが多いので、話し手の方にマイクを向けるように置くのがコツです。ハンカチの上に置くと、テーブルを叩く音や資料をめくるカサカサ音を吸収してくれるので、声がよりハッキリ録れます。
- 机の中央に配置し、話し手との距離を一定にする
- スマホを布の上に置いて振動音を防ぐ
- 充電切れに備えて、モバイルバッテリーを繋いでおく
周囲の雑音を減らしてAIの聞き取り精度を上げる工夫
会議室のエアコンの音や外の車の音は、人間には気にならなくてもAIにとっては大きな邪魔になります。できるだけ窓を閉め、静かな環境で録音を始めるのが理想的です。
オンライン会議なら、ノイズキャンセリング機能がついたヘッドセットを使うだけで、声のクリアさが全く変わります。「AIが聞き取りやすい環境」を作ることは、結果としてあなたの修正作業を楽にすることに繋がります。
書き起こした後の議事録をより読みやすく整えるプロンプト
AIが書き起こした直後のテキストは、話し言葉の癖や「えーっと」などの無駄な言葉が混じっていて、そのままでは少し読みづらいものです。これを、社外の人にも見せられるような「整った文章」にするためのプロンプトのテクニックを紹介します。Copilotに、読者の視点に立った編集を依頼してみましょう。
専門用語や社内の略称を正しい言葉に直させる
社内だけで通じる略称や専門用語は、AIが誤変換しやすいポイントです。これを正しい名称に一括で直してもらうように指示を出しましょう。
文中の「〇〇」は「株式会社〇〇」の略称です。
また「リスケ」は「日程再調整」という言葉に置き換えて、正式なビジネス文書のトーンで整えてください。
専門用語をあらかじめ教えておくことで、AIはより正確な文脈で文章を構成してくれます。
誰が何を言ったのか話者ごとの役割を整理する
文字起こしでは「話者1」となっている部分を、実際の出席者の名前に置き換えて、それぞれの意見をまとめてもらいましょう。
話者1は部長の佐藤さん、話者2は担当の鈴木さんです。
佐藤さんの懸念点と、鈴木さんの提案内容をそれぞれ分けて要約して。
誰がどの立場で発言したのかを明確にすることで、会議の流れがより立体的に見えてきます。反対意見や賛成意見の対立構造なども整理してくれるので、後から振り返る時に役立ちます。
長すぎる文章を削って3行で要点をまとめる書き方
忙しい上司に共有する場合などは、長い議事録よりも「結局どうなったか」の短文が求められます。Copilotに、極限まで短くしてもらう依頼をしてみましょう。
この会議の内容を、忙しい人向けに3行の箇条書きでまとめてください。
1行目は結論、2行目は理由、3行目は次のアクションにすること。
情報を削ぎ落とす作業は人間がやると時間がかかりますが、AIなら一瞬です。 相手の好みに合わせた長さの文章を、いくつでも生成させることができます。
TeamsなしでCopilotを使う際のコストとライセンスの仕組み
Copilotを使って議事録を作るには、適切なライセンスを持っている必要があります。自分がどのプランに入っているかによって、使える機能や文字起こしの制限時間が変わってくるからです。個人で使いたい場合と、会社全体で導入する場合の主な違いを表にまとめましたので、自分にぴったりの環境をチェックしてみてください。
個人向けのCopilot Proで利用できる機能の範囲
個人でMicrosoft 365を使っている方は、月額3,200円（2026年2月現在）ほどの「Copilot Pro」を契約することで、Word内でのAI活用が可能になります。
Web版のWordだけでなく、パソコンにインストールしたデスクトップ版のWordでもCopilotが動くようになります。最新のAIモデルであるGPT-4o（オムニ）クラスのパワーを使えるので、長文の要約もストレスなくこなせます。
会社で使う法人向けライセンスでの文字起こしのルール
会社で「Copilot for Microsoft 365」を導入している場合、セキュリティ面がより強化されています。社内の会議データが外部に漏れないような仕組みになっているので、機密情報を扱う会議でも安心して使えます。
法人プランでは管理者が文字起こし機能の使用を制限している場合もあるので、動かない時は情報システム部門に確認してみましょう。一度導入されれば、部署全体の議事録作成コストを大幅に下げることができます。
| プラン名 | 対象ユーザー | 月額料金（目安） | 議事録作成での強み |
| Copilot Pro | 個人・フリーランス | 約3,200円 | 最新AIを安価に個人利用できる |
| Copilot for Microsoft 365 | 企業・団体 | 約4,500円 | 組織内の高度なセキュリティとデータ保護 |
| 無料版 Copilot | 誰でも | 0円 | テキストのコピペ要約のみ可能（文字起こし不可） |
無料版を組み合わせて議事録作成の費用を抑える工夫
もし有料プランに入っていなくても、少し手間をかければ似たようなことは可能です。Web版Wordの文字起こし機能（無料枠がある場合）でテキスト化し、その文章を無料版のCopilotにコピペして要約させる方法です。
少し面倒ですが、「文字起こし」と「要約」を別々のツールで行うことで、コストをかけずにAIの恩恵を受けられます。 頻度が少ないなら、この方法から始めてみるのも良いでしょう。
大事な会議の音声データを安全に扱うための注意点
音声データには、社外秘の情報や個人のプライバシーが詰まっています。AIを便利に使う一方で、そのデータがどこへ行くのか、安全に守られているのかを知っておくことは社会人のマナーです。特に会社の会議をAIにかける際は、事前にルールを確認し、参加者の同意を得ることで、余計なトラブルを未然に防ぐことができます。
会社のデータがAIの学習に使われない設定の確認
多くの人が心配するのが「入力した会議の内容がAIの学習に使われて、他社に漏れてしまうのではないか」という点です。Microsoftの法人向けライセンスであれば、入力されたデータは学習に使われないことが公表されています。
個人版を使っている場合は、設定画面からプライバシー設定を確認し、データの共有をオフにしておきましょう。「自分のデータは自分だけのもの」として扱われる設定になっているか、最初に一度だけチェックすれば安心です。
録音を始める前に参加者へ一言伝える際のマナー
どんなに便利なツールでも、黙って録音されるのを嫌がる人はいます。会議の冒頭で「議事録作成を効率化するために録音してAIで文字起こしをします」と一言断りを入れるのがスマートです。
「記録が正確になるので助かる」と歓迎されることがほとんどですが、この一言があるだけで信頼関係が守られます。マナーを守って使うことが、新しい技術を職場に定着させるための近道です。
共有フォルダに保存する時のアクセス権限の管理
完成した議事録や録音ファイルをOneDriveなどの共有フォルダに置くときは、見られる人を限定しましょう。全社員が見られる場所に置いてしまうと、思わぬ情報漏洩に繋がるかもしれません。
関係者だけがアクセスできる専用のフォルダを作り、パスワードや閲覧制限をかける癖をつけてください。便利なツールを使うときほど、守りの管理を徹底することがプロの仕事です。
まとめ：TeamsなしでもCopilotを賢く使えば議事録はすぐ終わる
Teamsの自動機能を頼らなくても、Web版WordとCopilotを組み合わせれば、どんな会議からでも最高の議事録が作れます。これまで数時間かかっていた書き起こしや要約の作業をAIに任せて、あなたは内容のチェックと最終調整に集中しましょう。
- Web版Wordの「文字起こし」機能を使えば、録音データから誰でもテキスト化できる
- 対応する音声形式（mp3/m4a等）やファイルサイズ（200MB）を事前に確認しておく
- Copilotへの指示には「役割」や「箇条書き」を使い、具体的に何を引き出したいか伝える
- 対面会議ではスマホの置き場所や雑音に気を配り、クリアな音を録るのがコツ
- 専門用語の修正や3行要約など、用途に合わせてプロンプトを使い分ける
- セキュリティ設定や周囲への声掛けを忘れず、マナーを守ってAIを活用する
- 有料ライセンスを賢く選ぶことで、日々の業務スピードを劇的に上げられる
議事録作りは、もはや「頑張って書くもの」ではなく「AIと一緒に整えるもの」です。まずは次の会議の録音データをWordにアップロードすることから始めてみませんか。一度その速さを体験すれば、もう手書きのメモには戻れなくなるはずです。
